Dzięki Nayax możemy śledzić transakcje w czasie rzeczywistym oraz stworzyć obszerne raporty sprzedaży. Domyślnie widzimy sprzedaż według kodów MDB ustawionych w maszynie, które zazwyczaj odpowiadają poszczególnym sprężynom/talerzom w maszynie, ale nie zawsze są powiązane z numerem wyboru na klawiaturze numerycznej maszyny. Operowanie wyłącznie na kodach MDB jest niepraktyczne, dlatego warto powiązać sprzedaż w automacie vendingowym z konkretnymi produktami – zmapować automat.

Na poniższym materiale wideo zaprezentowaliśmy jak utworzyć przykładową grupę produktów ze stawkami VAT, a w dalszej części artykułu omówiliśmy przeznaczenie poszczególnych pól.

Grupa produktów zostanie utworzona po podaniu przynajmniej wymaganych informacji oraz kliknięciu przycisku Zapisz grupę produktów. Formularz zawiera następujące pola:

• Operator*  – nazwa naszego podmiotu wpisana ręcznie lub wybrana z listy
• Opis*  – nazwa grupy produktów
• Kod – kod grupy produktów
• Subkod – kod drugiego rzędu dla grupy produktów
• Kod kategorii grupy produktów
• Obrazek grupy produktów – umożliwia wgranie zdjęcia reprezentującego grupę produktów
• Utworzono, Utworzył, Zmieniono, Zmienione przez – pola nieedytowalne służące do rejestrowania czasu utworzenia/modyfikacji grupy produktów oraz użytkownika, który tę akcję wykonał
• Informacje dot. VAT – umożliwia wprowadzenie informacji o podatku VAT dla produktów w tej grupie. Dodanie informacji o VAT wymaga wpisania nazwy kraju, stawki podatku oraz oznaczenia stawki

* – wymagane

* – wymagane

Poniżej zamieszczamy tabelkę, która widoczna jest w parametrach grupy produktów i zawiera kilka przykładowych stawek. W ostatniej kolumnie jest przycisk „Edytuj”, aby móc w dowolnym momencie edytować wybraną stawkę. Nad tabelką znajdziemy także przyciski umożliwiające dodawanie i usuwanie stawek VAT.

Po stworzeniu swojej pierwszej grupy produktów możemy zająć się dodaniem swojego asortymentu do bazy produktowej. Produkt możemy dodać na dwa sposoby. Pojedynczy artykuł dodamy wypełniając Informacje o produkcie w głównej części okna. Drugim sposobem jest importowanie wielu produktów jednocześnie z pliku Excel.

Poniższy materiał wideo demonstruje w jaki sposób dodać nowy produkt do bazy produktów. Poniżej znajdziesz też opis i rolę poszczególnych pól.

Produkt zostanie utworzony już po wskazaniu Podmiotu, nazwy produktu, statusu i grupy, do której należy oraz kliknięciu w Zapisz produkt. Pozostałe wartości są opcjonalne, ale będą prezentowane w niektórych raportach lub wykorzystywane w pozostałych funkcjach np. ustawienie stawki VAT spowoduje, że transakcja będzie miała informacje o kwocie netto, wartości i stawce podatku.

Informacje o produkcie:

• Operator* – nazwa naszego Operatora wpisana ręcznie lub wybrana z listy,
• Grupa* – grupa produktów pozwalająca organizować produkty w jednostki o wspólnych cechach, np. przekąski lub napoje,
• Nazwa produktu* – nazwa artykułu, która będzie wyświetlana w systemie Nayax,
• Nazwa DEX – nazwa produktu, pod którą produkt będzie rejestrowany w plikach audytowych,
• Opis – pole na szczegółowy opis produktu,
• Dostawca – pole pozwala na dodanie informacji o pochodzeniu produktu,
• Typ opakowania – umożliwia identyfikację rodzaju opakowania artykułu,
• Status* – status produktu: aktywny bądź nieaktywny.

* – wymagane

Dodatkowe informacje:

• ID produktu (wg Nayax) – unikalny numer artykułu w systemie Nayax,
• Nr katalogowy – numer produktu w raportach,
• EAN jednostkowy (sztuka) – kod kreskowy produktu, pojawi się w raporcie sprzedaży według produktów,
• EAN (zbiorczy) – kod kreskowy opakowania zbiorczego,
• Zdjęcie produktu – pole umożliwiające wgranie grafiki artykułu.

Ceny produktu:

• Cena zakupu – cena, po jakiej produkt jest nabywany przez Operatora,
• Wyświetlana cena gotówkowa – kwota używana do raportowania sprzedaży gotówkowej w przypadku, gdy maszyna raportuje niewłaściwe kwoty,
• Cena dla karty bankowej – cena dla zakupów kartą bankową,
• Cena prepaid – cena dla zakupów kartą prepaid,
• Cena dla zewnętrznych kart prepaid – cena dla zakupów wykonanych zewnętrzną kartą prepaid,
• Domyślna cena sprzedaży – cena domyślna dla konsumenta.

Informacje żywieniowe:

• Ilość kalorii w jednej porcji – liczba kalorii w jednej porcji artykułu (wyświetlanie dostępne w urządzeniach dotykowych),
• Ilość kalorii w 100g – liczba kalorii w 100 g artykułu (wyświetlanie dostępne w urządzeniach dotykowych).

Pozostałe informacje:

• Wymagana weryfikacja wieku – parametr dla produktów, które mają nałożone prawnie ograniczenia wiekowe,
• Podatek – wybór podatku (z dodanych w Grupie produktów), na liście do wyboru będziemy widzieć nadaną przez nas nazwę, kod oraz wartość procentową podatku,
• Ilość w opakowaniu – liczba sztuk artykułu w opakowaniu zbiorczym,
• Minimum logistyczne – próg graniczny, po którego przekroczeniu produkt będzie uwzględniany w listach braków,
• Utworzono, Utworzył(a), Zmieniono, Zmienione przez – pola nieedytowalne służące do rejestrowania czasu utworzenia/modyfikacji grupy produktów oraz użytkownika, który tę akcję wykonał.

W przypadku, gdy chcemy dodać wiele produktów jednocześnie korzystniej będzie dodać produkty poprzez import przygotowanego arkusza Excel. Do zakładki importu przechodzimy przez wybranie z menu Utwórz opcji Importuj Produkty z Excel-a. Klikając w niebieski link poniżej przykładu wymaganego nagłówka, pobierzemy pusty szablon pliku do importu, zawierający już wymagany w pierwszym wierszu nagłówek. Gdy plik jest odpowiednio przygotowany, możemy przystąpić do importu. W formularzu wybieramy nasz Podmiot oraz Grupę. Następnie w polu Excel File za pomocą niebieskiego symbolu „wgraj” wybieramy plik Excel z dysku komputera. Ostatecznie klikamy w górnym menu Importuj produkty, aby dodać artykuły pod naszym Operatorem. W prawym górnym rogu zostanie wyświetlona informacja na zielonym lub czerwonym tle o powodzeniu lub ewentualnym niepowodzeniu operacji. Cały proces przedstawiliśmy na poniższym wideo.

Kolejne kolumny należy uzupełnić następującymi informacjami:

• System Product ID – systemowe ID produktu będzie widniało w wyeksportowanym pliku z produktami. Nowo wprowadzane produkty nie wymagają podania Systemowego ID produktu,
• Product Name* – nazwa produktu, która zostanie wyświetlona w raportach (max. 100 znaków),
• Dex Name – nazwa produktu, która zostanie wyświetlona w pliku DEX (max. 16 znaków),
• Product ID  – numer produktu w raportach (max. 100 znaków),
• Product Barcode – nr produktu według Operatora (pojawi się w raporcie),
• Product Cost Price – cena, po jakiej produkt jest nabywany przez Operatora,
• Cash Display Price – kwota używana do raportowania sprzedaży gotówkowej w przypadku, gdy maszyna raportuje niewłaściwe kwoty,
• Pre-Paid Card Price – cena dla kart pre-paid,
• External Pre-Paid Card Price – cena dla zewnętrznych kart pre-paid,
• Credit Card Price – cena dla zakupów kartą bankową,
• Product Default Price – cena domyślna dla klienta końcowego,
• Minimum Fill Pick Amount – próg graniczny, po którego przekroczeniu produkt będzie uwzględniany w listach braków,
• Amount in Tray – ilość produktu w opakowaniu zbiorczym kupowanym przez operatora,
• Status* – określa czy produkt jest aktywny lub nieaktywny: 1 – Aktywny, 2 – Nieaktywny,
• EAN – Europejski Kod Towarowy, który będzie wyświetlany w raportach,
• Calories Per 100g – liczba kalorii w 100 g artykuł (wyświetlanie dostępne w terminalach dotykowych),
• Calories Per Serving – liczba kalorii w jednej porcji artykułu (wyświetlanie dostępne w terminalach dotykowych),
• Age Verification – ograniczenia wiekowe dla produktu: PRAWDA lub FAŁSZ,
• Vat Id – wybierz VAT ID z grupy produktów.

* – wymagane

W miarę poszerzania katalogu produktów zobaczymy, jak rozbudowuje się lista produktów. Aby wyświetlić listę wystarczy kliknąć “Szukaj”.

• Operator – możemy wskazać, dla którego Podmiotu mają zostać wyświetlone produkty. Parametr ma jedynie znaczenie przy podmiotach będących Dystrybutorem, gdyż Operator będzie miał dostęp jedynie do swoich produktów,
• Dostawca – możemy wyszukać produkty, które uzyskujemy od konkretnego kontrahenta,
• Opis – umożliwia wyświetlenie produktów posiadających określoną frazę w polu Opis,
• Grupa – umożliwia wyświetlenie produktów znajdujących się w konkretnej grupie,
• EAN jednostkowy (sztuka) – umożliwia wyszukanie produktów po numerze produktu nadanym przez Operatora,
• Nr katalogowy – umożliwia wyszukiwanie produktu po numerze katalogowym nadanym przez Operatora,
• Status – umożliwia filtrowanie produktów na aktywne i nieaktywne,
• Nazwa produktu – umożliwia wyszukiwanie produktów po ich nazwie w systemie Nayax.

W module Produkty możemy także wyeksportować wszystkie produkty dodane pod naszym operatorem. Dzięki temu uzyskamy informacje o wszystkich produktach w jednym miejscu. Eksport odbywa się do pliku Excel, więc otrzymujemy edytowalne dane. Ten fakt możemy wykorzystać przy aktualizacji danych wielu produktów na raz. Wystarczy, że zmienimy dane w pliku i wgramy go ponownie tak, jak w przypadku importu nowych produktów.

W menu Czynności znajdziemy jeszcze jedną przydatną funkcję. Po wskazaniu jednego z już istniejących produktów i wybraniu z wcześniej wspomnianego menu opcji Zaktualizuj produkt w automatach we wszystkich planogramach automatów, gdzie występuje produkt jego parametry zostaną uaktualnione. Jest to nieoceniona funkcja, gdy mamy spójną politykę cenową. W przypadku, gdy występują produkty, które z jakiejś przyczyny posiadają inne ceny niż w pozostałych lokalizacjach zaleca się stworzenie kolejnych produktów z dopiskiem np. rabat, promocja, inna cena itp.

Poniżej wymieniliśmy kilka problemów, które bywają najczęściej napotykane: